La PEC al giorno d’oggi ha assunto un ruolo fondamentale a livello aziendale.
Obbligatoria per società, professionisti e pubbliche amministrazioni, ha il medesimo valore legale di una raccomandata con ricevuta di ritorno, con l’ulteriore vantaggio di poter essere inoltrata ovunque, da qualunque dispositivo e con costi e tempistiche significativamente inferiori.
Smistare e leggere i messaggi di PEC, analizzare ogni genere di informazione ed elaborare una risposta tempestiva può tuttavia richiedere un lavoro piuttosto significativo, alimentando operazioni ripetitive o a scarso valore aggiunto e sottraendo risorse ad attività invece prioritarie per le aziende.
Una gestione appropriata dei flussi di posta elettronica certificata può quindi migliorare le trasmissioni telematiche ufficiali e favorire il contatto con clienti effettivi e potenziali. Proprio per questo oggi si punta a ottimizzare questo processo con strumenti innovativi come i software PEC manager.
PEC aziendale: vantaggi e funzionalità di un software per la gestione della posta elettronica certificata
Per usufruire di una gestione mail pec che risulti al tempo stesso centralizzata, simultanea e semplice è consigliabile affidarsi a realtà specializzate come TeamSystem, punto di riferimento per imprese e liberi professionisti che vogliono digitalizzare il proprio business.
Nel dettaglio, l’azienda mette a disposizione TeamSystem PEC Manager, software che permette di ridurre i carichi di lavoro, minimizzare le attività dispendiose in termini di costi e di tempo ed eliminare tutti quegli errori che potrebbero tradursi in un’inefficienza o in problemi di natura legale.
In più, grazie alla centralizzazione è possibile raggruppare in un’unica dashboard le PEC e le mail in entrata e in uscita e avere un monitoraggio completo dell’intero workflow inerente la corrispondenza aziendale.
Il vantaggio principale è quello di rendere più semplici ed immediati gli scambi telematici in presenza di due o più account di posta elettronica, agevolando i flussi di lavoro ed evitando che alcune comunicazioni possano inavvertitamente passare inosservate.
Attraverso un software per la gestione della PEC, naturalmente, tutte le azioni inerenti la coordinazione della posta da parte dei soggetti predisposti alla gestione sono tracciate: un aspetto che garantisce una maggiore sicurezza e una migliore organizzazione in termini di trasparenza.
Con un programma di questo tipo, si ha inoltre la possibilità di inserire filtri ed etichette, le quali consentono di ottenere, in modo estremamente semplice, una perfetta catalogazione delle mail ordinarie e della posta elettronica certificata.
Un software per la gestione delle PEC offre infatti l’opportunità di impostare delle regole e con esse delle specifiche logiche di rinvio e ricezione, che consentono, in modo del tutto automatizzato, di dividere le comunicazioni in base alla loro area tematica e smistarle verso i dipartimenti corrispondenti.
Naturalmente, è sempre possibile inserire workflow personalizzati, che aiutino a gestire la posta elettronica certificata secondo determinate regole aziendali o che si adattino alla particolare organizzazione prevista della società.
L’iter, in aggiunta, è formulato per assicurare una gestione alla portata di tutti, in modo da dare accesso a una user experience intuitiva e facilmente fruibile anche da un’utenza scarsamente digitalizzata.
Software per la gestione PEC: dalla flessibilità alla produttività
Il modo in cui le aziende gestiscono la loro PEC può influenzare fortemente la qualità dei diversi flussi di lavoro, soprattutto in quelle realtà moderne che hanno riconosciuto il valore della gestione delle attività in mobilità e delle potenzialità di una più efficiente coordinazione dei team operanti da remoto.
Proprio per questo, i migliori software di gestione PEC hanno una natura cloud, che favorisce la consultazione delle diverse caselle email ovunque, assicurando un assetto responsivo, capace di gestire allegati e generare sintesi PDF e facilmente integrabile con tutti gli strumenti di firma.
Tutto ciò rende la coordinazione PEC basata su software una risorsa preziosa per le aziende, indispensabile per migliorare l’efficienza dei collaboratori, garantire flussi di lavoro immediati e per assicurare vantaggi significativi sia in termini di produttività che di prestazioni.
